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La orden de compra es el primer paso para comprarle a un proveedor de forma ordenada. Te permite dejar por escrito qué pediste, a qué precio y para cuándo, y después controlar que lo que te facturan coincida con lo que pediste. En esta nota te contamos qué es, qué datos lleva y cómo se conecta con el resto del proceso de compras.
Qué es una orden de compra
Una orden de compra es el documento que una empresa le envía a su proveedor para pedirle productos o servicios. Detalla qué se compra, en qué cantidad, a qué precio y en qué condiciones. Cuando el proveedor la acepta, funciona como un acuerdo entre las dos partes.
A diferencia de la factura, la orden de compra no es un comprobante fiscal. Es un documento interno de control que ordena el pedido antes de que llegue la mercadería y la factura del proveedor.
Para qué sirve
- Dejar registrado qué se pidió y en qué condiciones.
- Controlar que la factura del proveedor coincida con lo pedido.
- Anticipar el stock que va a ingresar.
- Ordenar las aprobaciones internas antes de comprar.
- Tener el historial de compras por proveedor.
Qué datos lleva una orden de compra
- Número de orden y fecha de emisión.
- Datos del proveedor.
- Detalle de los productos o servicios, con cantidades y precios.
- Fecha de entrega estimada.
- Área o persona que solicita la compra.
Cómo es el circuito de compras
- Emitís la orden de compra y se la enviás al proveedor.
- El proveedor la acepta y entrega la mercadería.
- Recibís la factura del proveedor, que es el comprobante de compra, y la cargás en tu sistema.
- Registrás el pago, que puede ser total, parcial o a cuenta.
Si hay devoluciones o diferencias de precio, el proveedor te envía una nota de crédito o débito, que también se carga como comprobante de compra.
Errores frecuentes en la gestión de compras
- Comprar sin orden de compra y no tener cómo controlar la factura que llega.
- Cargar las facturas de proveedores a mano y con demora.
- No registrar las notas de crédito de proveedores ni aplicarlas a la factura que corresponde.
- No actualizar el stock cuando ingresa la mercadería.
Cómo te ayuda Contabilium con tus compras
Con el módulo de gestión de compras de Contabilium centralizás todo el circuito:
- Cargás órdenes de compra con proveedor, área, solicitante y fecha de entrega, y las descargás o imprimís para enviarlas.
- Seguís el estado de cada orden. Las órdenes aceptadas se muestran como stock futuro en el reporte de stock.
- Al cargar la factura del proveedor, seleccionás la orden de compra y los datos se completan solos.
- Registrás compras con o sin ingreso de stock, junto con sus impuestos y percepciones.
- Cargás pagos totales, parciales o a cuenta, y aplicás las notas de crédito de proveedores como forma de pago.
Las órdenes de compra, los comprobantes, los proveedores y los pagos están disponibles en todos los planes. Desde el plan Pro también podés asignar centros de costos.
Además, desde el plan Full tenés Importar Compras con IA, que agiliza la carga de comprobantes. Contabilium te asigna una casilla de mail de compras, y vos o tus proveedores envían ahí las facturas, notas de crédito y notas de débito en PDF. La IA lee el proveedor, el tipo y número de comprobante, los ítems y las percepciones y retenciones, crea el proveedor si no existe y deja la compra lista para que la revises y confirmes. Funciona con comprobantes de hasta 60 días de antigüedad emitidos al CUIT de tu empresa.
Podés comparar las funciones de cada plan en la página de planes de Contabilium y conocer más sobre nuestro sistema de compras.
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