Son cada vez más los emprendedores y pequeñas empresas que destacan por utilizar programas de gestión y facturación en la nube. Se trata de una tendencia claramente al alza, con creciente impacto y grandes perspectivas de futuro. ¿A qué se debe este cambio en la gestión de las PyMEs y qué ventajas ofrece?
En pocas palabras, un sistema de gestión online es un software informático ubicado en un servidor remoto, no en una PC o dispositivo concreto. Esto le permite contar con características y ventajas destacadas.
¿Cuáles son las ventajas de tener un software de gestión online?
1- Movilidad: En un software de gestión en la nube, se accede a la información de un negocio desde cualquier dispositivo con conexión a internet, no solo PC fija.
2- Independencia: Deja de ser obligatorio contar con una computadora o notebook de escritorio, ya que al tratarse de una facilidad en la nube, el programa está también en la palma de la mano del usuario (con celular o tablet) para llevarlo a donde vaya.
3- Practicidad: Cuando la información de cada negocio queda actualizada en un mismo lugar al que pueden acceder todos los colegas o empleados, el proceso se torna mucho más simple.
4- Seguridad: Una (en realidad muchas) hojas y documentos pueden perderse, al igual que un disco externo, CD o el ya vintage cassette. Pero los servidores cloud están mucho más protegidos que el ordenador y no requieren de un abono regular de algún depósito físico para su almacenamiento. Es más económico tener el software online.
5- Back up automático: El mismo programa está configurado para generar copias de seguridad automáticas de todo tipo de comprobantes, archivos e información. El usuario queda liberado al 100% de esta tarea.
6- Actualización tech: Una ventaja que suele quedar olvidada, es el hecho de que un sistema online se actualiza de forma constante a medida que surgen innovaciones tecnológicas o de mercado, otorgando al emprendimiento o empresa la mejor solución en tiempo real. Esto refiere a, por ejemplo, la incorporación de nuevas facilidades, o bien, la adaptación a requerimientos fiscales.
Estas ventajas inherentes a su naturaleza cloud logran que cada vez más emprendedores y PyMEs decidan dar el salto a un nuevo sistema, aprovechando las capacidades tecnológicas que Internet pone a disposición. Por ejemplo, para la administración de una empresa que vende por internet, resulta de suma importancia adaptarse a la gestión online de la pos-venta administrativa: es decir, enviar sus facturas por internet, de forma rápida y simple, o incluso gestionar cobranzas, pagos, etc. Asimismo, cualquier empresa tiene a su disposición reportes actualizados del negocio en tiempo real, indispensable para la toma de decisiones. Estos ejemplos ponen de manifiesto un paso cualitativo enorme respecto a antiguos sistemas offline.
Por eso al obtener programas como Contabilium, además de adquirir un Sistema de Gestión y Facturación Online avanzado y útil, las empresas se suben a un tren que marcha hacia el futuro, a una dinámica de innovación y mejora constante para la gestión del tiempo y la productividad.
¿Qué tareas se resuelven desde un software de gestión online?
1- Emisión de presupuestos y cotizaciones: Los programas online permiten al emprendedor enviar presupuestos y cotizaciones antes una posible venta, mediante documentos formales que aseguran su profesionalismo.
2- Facturación electrónica: Así como en la Argentina, hay muchos países en los cuales desde el mismo Estado se impulsa una política ecológica que busca eliminar la facturación en papel. Es por eso que los sistemas en la nube resuelven a la perfección este requerimiento y permiten agilizar la tarea administrativa.
3- Reportes en tiempo real: “Si no se lo puede medir, no se lo puede mejorar” recalca Leandro Halfon, Founder & CEO del sistema Contabilium – Para poder ajustar cualquier aspecto de una empresa, más allá de su magnitud, se debe contar con información precisa, disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
4- eCommerce: Muchos emprendedores llegan a la conclusión de que si no ofrecen medios de pago por internet, limitan su alcance de exposición y venta. Es por eso que los softwares se fueron adaptando para integrarse con los canales de venta online y poder unificar algunos puntos clave, es decir, no sólo facturación masiva de ventas, sino también control de stock y precios omnichannel.
5- Contabilidad: Los programas cloud, permiten al usuario visualizar sus libros contables, así como personalizar su contabilidad o incluso obtener archivos e información solicitada por el fisco de forma simple y práctica.
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