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Pedir mercadería por WhatsApp o por teléfono funciona hasta que llega una factura con precios distintos a los acordados, una entrega incompleta o un pedido que nadie recuerda haber hecho. La orden de compra resuelve ese problema: deja por escrito qué se pidió, a quién, a qué precio y en qué condiciones. En esta guía te explicamos qué es, qué datos tiene que incluir y cómo usarla para ordenar tus compras.
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra es el documento que una empresa le envía a un proveedor para solicitarle productos o servicios. En ella se detallan las cantidades, los precios, los plazos de entrega y las condiciones de pago acordadas.
Cuando el proveedor la acepta, la orden de compra funciona como respaldo del pedido: sirve para controlar después que lo entregado y lo facturado coincidan con lo que se pidió.
¿Para qué sirve una orden de compra?
- Dejar registro de cada pedido y de las condiciones acordadas.
- Evitar compras duplicadas o no autorizadas.
- Controlar que la mercadería recibida coincida con lo pedido.
- Verificar que la factura del proveedor respete los precios y cantidades.
- Planificar los pagos y anticipar el impacto en el flujo de fondos.
Qué datos debe incluir una orden de compra
- Número de orden y fecha de emisión.
- Datos de tu empresa y del proveedor.
- Detalle de los productos o servicios, con código, descripción y cantidad.
- Precio unitario y total de cada ítem.
- Plazo y lugar de entrega.
- Condiciones de pago.
- Firma o aprobación de la persona responsable.
Orden de compra, remito y factura: diferencias
- La orden de compra la emite el comprador para hacer el pedido. No es un comprobante fiscal.
- El remito documenta el traslado o la entrega de la mercadería. En la facturación electrónica de Uruguay, existe el e-Remito como comprobante fiscal electrónico (CFE).
- La factura la emite el proveedor para documentar la venta y su importe, incluido el IVA.
Comparar los tres documentos te permite confirmar que pediste, recibiste y te facturaron lo mismo.
Cómo funciona el proceso de compra con órdenes de compra
- Detectá la necesidad. Revisá el stock disponible o el pedido del área que necesita el producto.
- Emití la orden de compra. Cargá los productos, cantidades, precios y condiciones acordadas con el proveedor.
- Aprobala y enviala. Definí quién autoriza cada compra y enviá la orden al proveedor.
- Recibí la mercadería. Controlá lo entregado contra la orden y el remito.
- Registrá la factura del proveedor. Verificá que precios y cantidades coincidan con la orden.
- Programá el pago. Respetá las condiciones y fechas de vencimiento acordadas.
Errores frecuentes al gestionar compras
- Hacer pedidos sin dejar registro de precios y condiciones.
- No controlar la mercadería recibida contra lo pedido.
- Pagar facturas sin verificar que coincidan con la orden de compra.
- No tener a mano el historial de cada proveedor.
Cómo te ayuda Contabilium a ordenar tus compras
Con el módulo de gestión de compras de Contabilium generás tus órdenes de compra, registrás los comprobantes de tus proveedores y controlás el estado de los pagos y las fechas de vencimiento. Además, centralizás toda la información y el historial de cada proveedor en un solo lugar.
La carga de comprobantes y proveedores está disponible en todos los planes. Las órdenes de compra, los pagos y la importación masiva de compras y proveedores están disponibles desde el plan Standard. Podés comparar lo que incluye cada opción en planes de Contabilium Uruguay. Si además querés mantener tu mercadería al día, conocé el sistema de control de stock de Contabilium.
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