Gestionar el stock eficientemente

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En esta nota vas a encontrar toda la información relacionada a la gestión de stock: qué es la gestión de stock, relevancia de la gestión de stock, objetivos de la gestión de stock, beneficios de la gestión de stock, cómo aplicar la gestión de stock de forma efectiva y los primeros pasos para la gestión de stock en un negocio desde cero.

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock es la forma de controlar el inventario de un depósito de productos, destinados a su venta o distribución. Hace referencia a todas las operaciones implicadas en regular el flujo de mercaderías de una empresa, es decir, su organización logística para la inmediata reposición.

A su vez, tiene en cuenta el mantenimiento de los inventarios al menor costo posible, sin descuidar la buena calidad de atención al cliente.

Se tienen en cuenta las salidas de los productos, por ventas, y las entradas de los mismos por compras a proveedores. De esta forma, uno de sus objetivos es mantener el equilibrio para siempre contar con el stock necesario; y evitar faltantes que afecten a la actividad comercial del negocio.

¿Por qué es importante la gestión de stock en un negocio?

Una adecuada gestión de stock afirma la confiabilidad del cliente para realizar su primera y próximas compras. Por lo tanto, todo comercio debe garantizar el óptimo mantenimiento de sus unidades en stock. Y así, asegurarse de que los productos aludidos para la venta, se encuentren efectivamente disponibles para su envío o retiro.

Si el depósito posee una organización eficiente, los consumidores confiarán en sus reservas y pedidos. Esto afecta directamente a la imagen de la empresa y, por consiguiente a sus ganancias, tornándose elemental para cualquier negocio físico o tienda online. 

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de stock?

Entre los objetivos de la gestión de stock, se encuentran:

  1. Ajustar eficazmente el nivel de stock a la demanda: La cantidad de stock disponible en un depósito, se calcula a partir de las previsiones de demanda. De esta forma, el inventario varía según el rubro al que pertenezca y su estabilidad de consumo. Hay productos que se consumen más en ciertas temporadas y en otras no, por ejemplo.
  2. Asegurar la buena calidad de atención al cliente: Servicio al cliente requiere localizar los productos en stock de forma sencilla, empaquetarlos de ser preciso y entregarlos en las mejores condiciones, así como en el menor tiempo posible y sin elevar los gastos de almacenamiento.
    Adicionalmente, la tendencia de compra online generó un incremento en el nivel de exigencia de los consumidores, gracias a las plataformas de eCommerce, y desató el auge de la logística omnicanal u omnichannel y de la hiperconectividad de los comercios (nuevos medios de contacto con el consumidor, como podrían ser, las redes sociales).
  3. Minimizar gastos por almacenamiento del stock: A través de la automatización de procesos estables y repetitivos, se organizan los productos en función de su rotación y de la optimización para preparar pedidos gracias a sistemas de gestión como Contabilium.

¿Cuáles son los beneficios de una gestión de stock eficiente?

Entre sus beneficios, se encuentran los siguientes:

  1. Reducir gastos: Conocer la entrada y salida de los productos pertenecientes a un inventario, permite minimizar el costo del almacenamiento de cada artículo, y así completar los espacios vacíos del depósito con productos nuevos. De esta forma, aumentan las ganancias, a la vez que se logra reducir el precio final de venta al consumidor.
  2. Mejora la atención al cliente: Un cliente que recibe sus pedidos en tiempo y forma, así como de manera cada vez más rápida y eficiente, es un comprador que se fidelizará. Esto también hace a la calidad del servicio y es una ventaja diferencial respecto a la competencia del negocio.
  3. Posibilita el crecimiento de las ventas: Al contar con el inventario disponible y correctamente organizado, la satisfacción de los clientes aumenta y esto genera como consecuencia un incremento en las ventas, por reincidencia de compra o reputación del comercio.
  4. Reducir tareas administrativas: Una vez que se implementa un protocolo o logística a seguir para la gestión de stock de un negocio, el trabajo manual y administrativo se reduce, ya que se va automatizando y permite a su vez mayor productividad con el paso del tiempo, principalmente mediante el uso de sistemas de gestión especializados como Contabilium.
  5. Optimizar el flujo de caja para la re-inversión: Una gestión eficiente del negocio logra que las ventas superen a los egresos, generando así mayor liquidez. De esta manera, el comercio pasa a contar con la posibilidad de re-invertir y alcanzar un crecimiento sostenido.

¿Cuáles son los desafíos para la gestión de stock de un negocio?

Al evolucionar la cadena de suministros, la gestión de inventarios se enfrenta a los siguientes desafíos:

  1. SKU Proliferation o crecimiento del número de referencias almacenadas: Cuando una empresa decide comercializar nuevos productos, aumenta su cantidad de referencias, es decir, SKUs (Stock-Keeping Unit). A su vez, esto complejiza la optimización del inventario a la hora de garantizar stock mínimo en de cada artículo para suplir su demanda.
  2. Errores por trazabilidad del inventario: La correcta trazabilidad del flujo de materiales asegura un stock confiable y evita errores en la preparación/envío de los productos al consumidor. Generalmente se dan cuando la trazabilidad se gestiona de forma manual o con una planilla, en vez de automatizarse con un software o programa.
  3. Adaptación a la demanda: Usualmente, los clientes varían sus hábitos de consumo por moda o estación del año, que implica tener grandes olas de compra-venta en ciertos períodos, y otros momentos más tenues. Por tanto, los comercios requieren flexibilidad en su operativa y rapidez para ofertar en cuanto a stock.
    Además, hace ya algunos años, se sumaron a las fechas especiales de marketing (tradicionalmente San Valentín, Semana de la dulzura, Día de la madre/padre, etc) algunas jornadas de mega-ventas, orientado principalmente al sector del eCommerce, como por ejemplo: Black Friday, Cyber Monday y Hot Sale, entre otras. En muchos casos el consumidor demora sus compras hasta tales fechas en búsqueda de ofertas, aumentando la demanda exponencialmente en periodos ciertamente cortos.

¿Cómo lograr una gestión de stock efectiva?

Si bien existen formas personalizadas de lo más variadas para llevar la gestión de stock; hay tres que son más eficientes en líneas generales, y por tanto, más conocidas:

  1. Nivel de stock mínimo: Primero se evalúa cuántas unidades de stock de cada artículo es la mínima e indispensable para no afectar la operatoria comercial de la empresa. Una vez que se definió tal umbral, se va reponiendo el stock según corresponda, generando los pedidos a proveedores.
  2. Revisión de stock: Se trata del seguimiento de modificaciones de las unidades disponibles dentro del inventario, de forma periódica, para realizar pedidos según un nivel predeterminado de stock, fijado previamente.
  3. Just in time (JIT): Este método de gestión de stock implica entregar los productos en el momento mismo del pedido, es decir, sin producirlos o almacenarlos de manera previa, con el objetivo de abaratar costos en el depósito o evitar la sobreproducción sin demanda (pérdida de ganancias). En su contracara, se corre el riesgo de agotar las existencias. Por ejemplo, si un proveedor no establece la demanda del comercio en el momento preciso para entregar el producto al cliente de manera adecuada.

En conjunto con el método de gestión de stock más satisfactorio y eficiente para cada empresa; hay técnicas que también hacen al correcto funcionamiento del inventario. Así es el caso del reordenamiento de los plazos de entrega; control de lotes; técnica de primero en entrar-primero en salir (FIFO: first in first out) de mercadería; y realizando predicciones de las necesidades.

Estas decisiones son sencillas de tomar gracias a los programas de gestión adecuados, con reportes e información completa sobre la operatoria, como Contabilium.

¿Cuáles son los primeros pasos para gestionar el stock de un negocio?

La gestión de stock de una empresa que comienza de cero, debe plantearse los siguientes puntos:

  1. Fijar objetivos: Es preciso comprender las necesidades puntuales del comercio en relación a las demandas que posee de sus consumidores, para luego planificar la distribución del inventario físico. A este punto se arriba observando la operatoria de venta.
  2. Implementar un software: El control de stock de forma manual, con cuadernos o libretas, ya no es eficiente, pero tampoco lo son las planillas de excel. Si bien la última opción puede servir para iniciar, toda empresa que aspira a crecer tendrá la necesidad de automatizar procesos. Automatizar no sólo para evitar errores humanos de carga de información que afecten a las ventas, sino también para ahorrar tiempo, dinero, energía y recursos.
    Sistemas como Contabilium permiten tener los distintos listados de productos de una empresa unificados en un solo lugar y siempre disponibles para cada empleado o gerente que requiera información rápida. Al comprar o vender mercadería, cada depósito se actualiza de forma automática con los datos de las existencias reales, sin necesidad de hacer trabajo doble.
    También, mediante las alertas de Contabilium la reposición de stock se automatiza, permitiendo cumplir con la demanda de los consumidores y evitando la falta de stock que afecte a la actividad comercial.
  3. Identificar los productos: Cada artículo debe tener su código de identificación o código SKU y en lo posible estar etiquetado, para su pronta ubicación. Esto evita entregar los productos equivocados al consumidor final, o mismo, demorar en su entrega.
  4. Armar el inventario: Esta parte es sencilla pero puede llevar mucho tiempo si las existencias de la empresa son amplias. Se cuentan los productos y se los acompaña de una fotografía de ser preciso. Luego, esta información se carga en el programa de gestión o planilla de seguimiento. Gestionado adecuadamente, se realiza una sola vez por producto y luego se va actualizando en el día a día.
  5. Revisar el inventario: Es recomendable establecer fechas para la revisión del inventario, en pos de comparar con la información que figura en la planilla o sistema de gestión. Al realizar esta tarea, se detectan diferencias en las existencias generadas en la operatoria diaria.
  6. Revisión de la demanda: Como la demanda de los consumidores puede variar de un momento a otro, debido a modas o hábitos de consumo, es preciso pautar fechas concretas para evaluar la evolución de las ventas de cada artículo (esta información se genera de forma automática con programas de la índole de Contabilium). De esta manera, revisar las ventas permite hacer reposiciones a tiempo. Sino, por el contrario, evita comprar mercadería que va a sobrar en el depósito del comercio por una baja en su consumo.
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