7 principales soluciones que brinda un sistema de facturación online
Soluciones Administrativas: Procesos y tiempos
1) Automatización de tareas que dejan de hacerse a mano
En primer lugar, la automatización significa que evita hacer dos o más veces la misma tarea. Un proceso que tradicionalmente se realizaba primero desde la empresa y después desde el estudio contable, cargando los comprobantes en su propio software o planilla, pasa a prescindir de esta mera pérdida de tiempo y recursos.
Los sistemas de facturación unifican esa carga en una sola vez. Además, permiten pre-cargar facturas recurrentes que siempre posean la misma información en su campo de ítems. Incluso, softwares como Contabilium se integran con otras plataformas de eCommerce o programas de cobro, toma de pedidos, etc, para recibir por código la información que va a plasmarse en cada factura, sin precisar la labor manual.
Por otro lado, se pasa a trabajar con facturas en serie, que no requieren de la memoria o la atención humana del personal. Así, reducimos al mínimo los márgenes de error en la operatoria diaria.
También, gestiona fechas de vencimiento para enviar recordatorios y automatizar el cobro a los clientes deudores.
2) Acceso en todo momento para el personal
Cada vez es más notoria la necesidad de tener herramientas de trabajo a distancia, que permitan ejercer las tareas sin depender de una presencialidad. Los sistemas de facturación y gestión online como Contabilium, posibilitan el acceso desde cualquier dispositivo que posea conexión a internet: computadora, tablet, celular, etc.
Incluso en el día a día, muchas empresas necesitan movilizarse y revisar información al momento de visitar a sus clientes. Para eso cuentan con estos programas en la palma de su mano.
A su vez, y volviendo al punto anterior, muchos negocios necesitan un programa al que acceda cada miembro del personal por separado; ya sea el contador/a, vendedores y vendedoras o los mismos dueños/gerentes de la empresa. Es decir, un acceso para facturar, consultar stock, revisar la rentabilidad del comercio o incluso descargar reportes para el fisco.
La facilidad en este caso, es poder configurar los niveles habilitados individualmente (si van a poder visualizar toda la información o solo ciertos módulos necesarios).
3) Obtención de reportes automáticos del negocio
La diferencia entre tener un sistema y no tenerlo resulta abismal cuando se observa toda la información que el software recopila de manera automática, en relación con aquella que de lo contrario se debe extraer de forma manual.
Los sectores gerenciales de cada empresa monitorean de manera constante ciertos indicadores que el programa unifica para luego poder tomar las decisiones de negocio adecuadas.
Algunos de estos indicadores son:
- Ingresos y egresos de la empresa en ciertos períodos de tiempo
- Liquidez
- Detalles del movimiento de los productos: entender cuáles se venden más, a qué clientes o en qué momentos del año para planear luego promociones o comprar la mercadería necesaria
- Seguimiento de saldos con clientes o proveedores: qué canales o puntos de venta dan mayor rentabilidad e incluso conocer las ventas generadas por cada vendedor/a y gestionar comisiones. También, se obtienen los informes impositivos para presentar ante la recaudadora fiscal y se centraliza la registración contable (libros, balances, etc.).
Soluciones Económicas: Reducción de costos
4) Almacenamiento en la nube
Trabajar con un programa online como Contabilium permite prescindir de un lugar físico en la empresa o incluso un almacenador de datos digital, ya que el sistema guarda todos los comprobantes de forma segura en su servidor.
Esto implica un ahorro de variados recursos: papel, impresora y depósitos, entre otros. Además, es una forma más eficiente para trabajar, ya que ubicar estos archivos es cuestión de tipear algunos pocos caracteres.
5) No requiere personal capacitado
Por muchos años, las empresas solicitaban a sus postulantes tener conocimientos de programas que manejan un lenguaje técnico o que solo están pensados para el asesor/a contable de la compañía.
Ahora, programas como Contabilium están diseñados de manera intuitiva, para que puedan usarlos los empleados de cualquier sector, más allá de su formación específica. Esto significa que el sector de ventas o los que se encuentran trabajando con el inventario, y que quizás no conocen en demasía sobre la administración y sus tecnicismos, no precisa instrucción formal para utilizar el sistema.
Se trata de un dato relevante porque implica buscar personal sin necesidad de contemplar estos conocimientos adicionales o tener que invertir en capacitaciones con proveedores. Los programas de facturación como Contabilium, además de ser simples, ofrecen un acompañamiento a los miembros de la empresa a la hora de comenzar a utilizarlo, así como múltiples contenidos que sirven para consultar dudas frecuentes, como por ejemplo, videos, instructivos y consultas en línea.
6) Actualizaciones impositivas y tecnológicas
Este dato es de suma importancia al comparar programas de facturación y gestión offline o fijos, es decir, los que se descargan e instalan en la computadora, con los sistemas online que funcionan entrando al navegador web. Los softwares en la nube actualizan su tecnología de manera constante para adaptarse a las necesidades que van surgiendo en el mercado, por ejemplo, incorporando funcionalidades o integraciones con nuevas plataformas.
Además, se adaptan automáticamente a los requerimientos fiscales del Estado hacia las empresas, para que puedan operar bajo las normas legales.
Estos cambios los realizan de manera sistemática sin demandar tiempo extra para descargar nuevas versiones en el ordenador o solicitar contrataciones adicionales para poder obtenerlas.
Soluciones Corporativas: Imagen de la empresa
7) Branding de pos-venta
El área de Marketing de un negocio puede no tener mucho que ver con la facturación en sí, pero toda empresa asentada en el mercado hace llegar esta rama hacia cada una de las aristas del negocio, cubriendo su imagen y tono de marca. Por eso, la ventaja de utilizar un programa como Contabilium para facturar, es que se puede personalizar desde el formato del comprobante, hasta el mensaje que recibe el cliente adjunto.
Allí se torna en un punto destacable, porque luego de comprar, es una de las pocas instancias donde el cliente/a se comunica con la empresa y hace a su experiencia de compra.
El software, permite entonces modificar colores del comprobante y agregar un logo, así como personalizar los mensajes que acompañan a la factura por correo.
¿Es costoso contratar un sistema de facturación online?
Un sistema de facturación y gestión online como Contabilium resulta más económico que trabajar a mano en tareas de facturación electrónica, control de stock o revisión de reportes del negocio. Y esto lo notan las empresas que buscan optimizar sus tiempos y recursos en pos de crecer en cantidad de ventas e ingresos, sin descuidar las tareas administrativas.
En Argentina, la AFIP ofrece una página conocida como Facturador Web para emitir los comprobantes electrónicos, pero eso no es un programa, simplemente se trata de la herramienta de facturación en línea que pone el Estado a disposición de las compañías.
Luego también hay otras herramientas que no tienen costo y que permiten hacer registraciones administrativas y controlar algunos detalles de la facturación. Este es el caso de los sistemas gratuitos y de los programas como Excel o Google Sheets.
Beneficios y gastos
Para entender si la contratación del sistema online denotará en una beneficio o gasto, la empresa debe realizar el siguiente planteo:
- Tomar nota de las tareas que el sistema hace de forma automática vs las tareas que se hacen de forma manual (ya sea en programas gratuitos o por escrito).
- Determinar el tiempo que toma cada tarea.
- Registrar el costo de este tiempo, es decir, cuánto se paga a cada empleado por la hora de su trabajo.
- Calcular el costo final por mes de esas tareas y compararlo con el costo del programa online.
