Todo negocio que maneja constante información administrativa es permeable a errores de comunicación al momento de facturar a sus clientes. Esto da como resultado no solo la necesidad de digitalizar los procesos, sino también de automatizarlos, mediante la utilización de sistemas de facturación, softwares CRM, y distintas aplicaciones según el rubro.

Se trata de un requerimiento que forma parte de la transformación digital de las empresas y de un paradigma de consumidores cada vez más exigentes. Es por esto que la automatización de la facturación es una tendencia en alta e implica agilizar los procesos de facturación, de forma más eficaz, beneficiosa y actualizada a la demanda, a través de un software adecuado.

Con un sistema de facturación como Contabilium, las empresas automatizan su facturación simplemente configurando los parámetros deseados para el envío de los comprobantes, según el nicho comercial de la organización.

Automatizar la facturación

¿Por qué automatizar la facturación de mi negocio? ¿Cuáles son los beneficios de automatizar la facturación?

El proceso de facturación tradicional o no-automatizado, es una tarea rutinaria y manual, de cálculo y registro. Requiere de personal cualificado para esta labor netamente administrativa, tornándose costosa para la empresa y demandando largas horas de trabajo para los/as responsables, que incrementan según el cúmulo de operaciones del comercio.

Distintas compañías comenzaron a notar que sus empleados de facturación repetían datos en los comprobantes (como clientes o importes) o bien, emitían las mismas facturas de manera recurrente, por ejemplo, al tratarse de una subscripción que podía ser semanal, mensual, trimestral, etc.

Esta repetición de datos y tareas donde solo se modifican fechas o importes, implica pérdidas de tiempo y dinero, sobre todo cuando el caudal de ventas (y con este el de la facturación) es elevado.

Principales ventajas

5 principales ventajas de automatizar la facturación de un negocio:

1. Reduce errores humanos

Al emitir los comprobantes de manera automatizada, las probabilidades de que el personal administrativo genere facturas erróneas o cargue datos incorrectos en el proceso, es altamente menor.

Sistemas de facturación como Contabilium realizan la automatización mediante programación y cálculos precisos, integrando muchos datos al mismo tiempo, mientras que una persona haciendo esta tarea puede distraerse o agotarse debido a la repetición que implica.

2. Aumenta la productividad

Un sistema de facturación permite crear y guardar clientes, evitando cargar sus datos cada vez que se les facture (se hace una sola vez). Lo mismo sucede con los productos, servicios, compras y otros ítems.

Si bien una planilla de Excel con las fórmulas adecuadas, puede ser de gran ayuda para los inicios de una empresa pequeña, a medida que la misma complejice su caudal de ventas y procesos, demandará un software que también calcule automáticamente impuestos, rentabilidad y KPIs (Key Performance Indicators – Reportes del negocio).

Asimismo, un programa de facturación permite duplicar la facturas cuando se lo precise, o programar el envío de facturas recurrentes.
Una tarea que deja de ser manual y pasa a ser automática, es tiempo y dinero ahorrado.

3. Ahorro por reducción de costos

Aumentar la productividad trae como consecuencia directa el ahorro por reducción de costos. El presupuesto ahora “no gastado”, se puede destinar a otras áreas de la empresa que si lo precisen.

Dentro de esta ventaja, aumenta también la competitividad de la compañía, ya que el personal calificado puede enfocarse en la rentabilidad y no en tareas mecánicas para lo que no se requiere cualificación alguna, gracias a la implementación de un sistema de facturación.

4. Resuelve la facturación de ventas online

Vender a través de un eCommerce implica unificar distintos canales de venta, como pueden ser varios locales a la calle; unificar también stock de distintos depósitos y manejar de forma eficiente las distintas listas de precios de productos de la empresa.

La solución que trae un sistema de facturación y gestión como Contabilium es automatizar la emisión de facturas y así también la agenda automática de clientes, el manejo de la entrada y salida de productos y los cambios en los precios omnichannel. De esta forma, vender por internet es más simple para todo tipo de comercio.

5. Se optimizan la cobranzas

Por un hábito cultural, los clientes tienden a abonar sus compras luego de haber recibido la factura. Esto también tiene una lógica organizacional si el comprador es otra empresa (negocio B2B) y no un consumidor final (negocio B2C).

Por lo tanto, el consumidor aguarda el comprobante para realizar su pago. Cobrar a los clientes de forma manual es un proceso largo y puede tornarse tedioso. Al automatizar la facturación con un sistema, se prevén las cobranzas pendientes, se hace un seguimiento de las mismas y mejora la liquidez de la empresa.

¿Qué sucede si no se automatiza la facturación de un negocio?

Los tipos de comprobantes que puede emitir un negocio tras la transacción de venta son: factura electrónica, ticket fiscal y comprobantes en caso de contingencia (impresos).

La opción que ofrece la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) para generar facturas electrónicas es web, pero aún así no permite automatizaciones propias.

El promedio de tiempo estimado para generar, por ejemplo, 250 facturas desde el aplicativo de AFIP es de 8 hs, mientras que un sistema de facturación como Contabilium envía esas mismas 250 facturas en 2 min con un solo click.

Contabilium como sistema de facturación

Ventajas de usar Contabilium como sistema de automatización de la facturación

• Está integrado al aplicativo de AFIP para hacer facturas electrónicas que se envían automáticamente por mail a cada cliente, de forma individual o masiva.
• Unifica los precios de los distintos canales de venta en una sola plataforma online siempre disponible.
• Centraliza el control de stock de los distintos depósitos o puntos de venta, ya sean locales o tiendas online.
• Genera reportes automáticos (KPIs) para controlar toda la contabilidad de la empresa y tomar más acertadas y mejores decisiones.
• Genera automáticamente los reportes fiscales solicitados por la AFIP y otros organismos de control gubernamentales.
• Posee variadas integraciones: se conecta con las ventas de MercadoLibre, TiendaNube, MercadoPago, MercadoShops, WooCommerce, PrestaShop y más.
• También posee una API (Application Programming Interface) para conectarse con programas de gestión internos de cada empresa o nuevas aplicaciones.
• Simple de manejar: está pensado para que lo use desde la persona más ajena al rubro, a una persona con amplios conocimientos contables, ¡pero no los necesita! Es intuitivo.
• Es seguro: La información del negocio está resguardada, 100% online y siempre disponible.

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