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Saber exactamente qué mercadería tenés, dónde está y cuánto vale parece básico, pero es uno de los dolores de cabeza más comunes en los comercios paraguayos. Faltantes que aparecen recién cuando un cliente pide un producto, mercadería inmovilizada en el depósito o diferencias entre lo que dice la planilla y lo que hay en la góndola. En esta guía te mostramos cómo hacer un inventario paso a paso y cómo mantenerlo actualizado.
¿Qué es un inventario y por qué importa?
El inventario es el registro detallado de todos los productos que tu negocio tiene disponibles para vender, con sus cantidades, ubicaciones y costos. No es solo una lista: es la base para decidir qué comprar, a qué precio vender y cuánto capital tenés inmovilizado.
Un inventario desactualizado se traduce en ventas perdidas, compras innecesarias y márgenes que no cierran.
Tipos de inventario más usados en comercios
Inventario físico o periódico
Consiste en contar toda la mercadería en un momento determinado, por ejemplo, a fin de mes o de año. Es el método clásico, pero obliga a frenar o reducir la operación mientras se cuenta.
Inventario permanente
El stock se actualiza con cada venta, compra, devolución o transferencia. Es el método que permite saber en todo momento cuánto tenés, y el que usan los sistemas de gestión.
Inventario rotativo o cíclico
En lugar de contar todo de una vez, se revisa una parte del stock cada semana, empezando por los productos de mayor rotación o mayor valor. Complementa muy bien al inventario permanente.
Cómo hacer un inventario paso a paso
- Definí la fecha y el alcance. Elegí un momento de baja actividad y decidí si vas a contar todo o solo algunas categorías.
- Ordená el depósito y el salón. Agrupá productos iguales y separá la mercadería dañada o en devolución.
- Prepará el listado base. Exportá desde tu sistema los productos con su código, descripción y stock registrado.
- Contá por zonas. Asigná responsables por sector y, si podés, usá lector de códigos de barra para evitar errores de carga.
- Compará y analizá diferencias. Revisá qué productos tienen faltantes o sobrantes y buscá la causa: ventas sin registrar, errores de carga, roturas o robos.
- Ajustá el stock. Corregí las cantidades en el sistema para que reflejen la realidad.
- Valorizá el inventario. Multiplicá cada cantidad por su costo para conocer cuánto dinero tenés en mercadería.
Indicadores para controlar tu inventario
- Rotación: cuántas veces se vende y repone un producto en un período.
- Stock mínimo: la cantidad a partir de la cual tenés que reponer para no quedarte sin mercadería.
- Productos de baja rotación: artículos que casi no se venden y ocupan espacio y capital.
- Diferencias de inventario: cuánto se aleja el stock contado del stock registrado.
De la planilla al inventario permanente con Contabilium
Contar una vez al año sirve para ajustar, pero no para gestionar. Para eso necesitás un inventario que se actualice solo. Con el sistema de control de stock de Contabilium, cada factura, compra o venta en tu punto de venta mueve el stock en tiempo real.
Además, podés:
- Importar y actualizar productos de forma masiva con planillas de Excel.
- Ver reportes de productos más vendidos y de menor rotación.
- Sincronizar el stock con tus canales online a través de las integraciones de ecommerce, disponibles como adicional.
- Gestionar varios depósitos, movimientos entre depósitos, listas de precios e impresión de etiquetas con códigos de barras desde el plan Pro.
El módulo de stock está disponible desde el plan Standard, que incluye hasta 5.000 productos. Si vendés en un local físico, también te puede interesar el software de punto de venta de Contabilium.
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